Doel
Hellebrekers wil haar onderhoudsproces professionaliseren door een geschikt systeem te implementeren voor onderhoudsrapportages, die nu nog handmatig in Excel worden bijgehouden. Het doel is om een oplossing te vinden die naadloos integreert met de dagelijkse werkzaamheden van monteurs, de eisen van klanten, en regelgeving zoals de omgevingswet. Het onderzoek omvat verschillende mogelijke systemen, waaronder ons huidige ERP-systeem Syntes, maar is breder opgezet om de beste keuze te kunnen maken. De opdracht bestaat uit twee fasen: eerst een onderzoek naar het meest geschikte systeem en daarna de daadwerkelijke implementatie ervan.

Achtergrond
Op dit moment gebruiken monteurs van Hellebrekers Excel om onderhoudswerkzaamheden te registreren. Dit proces is tijdrovend en foutgevoelig. Om de efficiëntie en nauwkeurigheid van de rapportages te verbeteren, willen we onderzoeken welk systeem het beste past bij onze behoefte. Hoewel Syntes als ERP-systeem al in gebruik is bij Hellebrekers, staat de keuze voor een onderhoudsrapportagetool open voor verder onderzoek.

Naast interne verbetering, is het essentieel dat de onderhoudsrapportage ook de informatie bevat die klanten willen ontvangen en moeten bewaren volgens wettelijke verplichtingen zoals de omgevingswet. Dit vraagt om een grondig marktonderzoek naar klantbehoeften en wettelijke eisen.

Opdrachtomschrijving
De opdracht is verdeeld in twee fasen: Onderzoek & Advies en Implementatie.

Fase 1: Onderzoek & Advies

1. Onderzoek naar huidige knelpunten:

• Analyseer het huidige proces waarin onderhoudsrapportages handmatig in Excel worden bijgehouden.
• Identificeer niet alleen de voor de hand liggende problemen, maar zoek ook naar de onderliggende knelpunten. Het toepassen van methoden uit Lean en Six Sigma kan hierbij van meerwaarde zijn.

2. Marktonderzoek naar beschikbare systemen:

• Voer een marktonderzoek uit naar beschikbare softwarepakketten die geschikt zijn voor het vastleggen van onderhoudsrapportages. Beoordeel systemen op criteria zoals:
  • Integratiemogelijkheden met Syntes en andere systemen.
  • Gebruiksvriendelijkheid voor monteurs op locatie (mobiele toegang).
  • Functionaliteiten zoals het vastleggen van meetstanden, foto’s en vervangingen.
  • Mogelijkheden om klantinformatie en wettelijk vereiste gegevens op te nemen.

3. Onderzoek klantbehoeften:

• Voer gesprekken met klanten om te achterhalen welke informatie zij willen ontvangen in de onderhoudsrapportages. Denk aan verplichte gegevens voor hun eigen administratie of specifieke eisen die voortkomen uit de omgevingswet.
• Stel vast welke informatie wettelijk verplicht moet worden opgenomen in onderhoudsrapportages.

4. Knelpuntenanalyse met Lean/Six Sigma:

• Pas Lean en Six Sigma technieken toe om de huidige processen te analyseren. Zoek naar mogelijkheden om de processen te optimaliseren door verspilling te verminderen en de rapportage nauwkeuriger en efficiënter te maken.

5. Adviesrapport en presentatie:

• Stel een adviesrapport op waarin je de verschillende opties naast elkaar zet, inclusief een analyse van voor- en nadelen.
• Organiseer een presentatie voor alle betrokkenen binnen Hellebrekers (werkvoorbereiders, monteurs, management) om de bevindingen te bespreken en een weloverwogen keuze te maken voor de beste oplossing.

Fase 2: Implementatie
Na de keuze voor een systeem, ga je verder met de implementatie ervan:

1. Ontwerp en configuratie van checklists:

• Op basis van de onderhoudsprotocollen van leveranciers, ontwerp je controle- en invullijsten in het gekozen systeem. Zorg ervoor dat de lijst aansluit op de dagelijkse praktijk van de monteurs en de eisen van klanten.
• Stem af met werkvoorbereiders en monteurs om ervoor te zorgen dat de checklist volledig en praktisch uitvoerbaar is.

2. Integratie met werkbonnen:

• Integreer de checklists met werkbonnen in het gekozen systeem, zodat de checklist automatisch gekoppeld wordt bij het aanmaken van een werkbon (bijvoorbeeld voor onderhoud aan een luchtbehandelingskast).
• Zorg dat monteurs de werkbon met checklist kunnen openen op hun mobiele devices, zodat ze gemakkelijk kunnen registreren welke taken ze hebben uitgevoerd.

3. Gebruikerservaring en toegankelijkheid:

• Werk samen met de IT-afdeling om ervoor te zorgen dat de software of het systeem intuïtief te gebruiken is voor monteurs op locatie. Monteurs moeten de checklist eenvoudig kunnen invullen, meetwaarden kunnen registreren, foto’s toevoegen en afvinken welke onderdelen zijn gecontroleerd of vervangen.

4. Rapportage aan klanten en wettelijke eisen:

• Zorg ervoor dat de gegenereerde rapportages voldoen aan de klantbehoeften en wettelijke vereisten. De rapportage moet relevante gegevens bevatten die klanten nodig hebben voor hun eigen administratie of verplichtingen vanuit de omgevingswet.

5. Testfase en optimalisatie:

• Organiseer een testfase waarbij monteurs het systeem in de praktijk gebruiken. Verzamel feedback van gebruikers en voer aanpassingen door waar nodig.

6. Definitieve implementatie en documentatie:

• Na succesvolle tests, ondersteun je bij de bredere implementatie van het systeem.
• Documenteer het proces en maak een handleiding voor zowel werkvoorbereiders als monteurs.
• Zorg ervoor dat werkbonnen pas kunnen worden afgesloten wanneer de checklist volledig is ingevuld.

Eindproduct

• Een uitgebreid adviesrapport waarin verschillende oplossingen voor de onderhoudsrapportage zijn vergeleken, inclusief marktonderzoek en klantbehoeften.
• Een volledig geïntegreerd systeem voor onderhoudsrapportages dat monteurs ondersteunt in hun werk en voldoet aan de eisen van klanten en regelgeving.
• Een testfase waarin het systeem wordt geëvalueerd en eventuele verbeteringen worden doorgevoerd.
• Een handleiding en gebruikersinstructie voor de werkvoorbereiders en monteurs.

Gewenste vaardigheden en kennis

• Affiniteit met ERP-systemen en digitale procesoptimalisatie.
• Kennis van of affiniteit met Lean en Six Sigma methodieken is een pré.
• Goede communicatieve vaardigheden voor het uitvoeren van marktonderzoek en klantgesprekken.
• Analytisch denkvermogen en probleemoplossend vermogen, met aandacht voor het “probleem achter het probleem.”
• Zelfstandigheid en proactieve werkhouding.
• Ervaring met of kennis van onderhoudsprocessen en wettelijke eisen is een pré.

Begeleiding en evaluatie
Je wordt tijdens de opdracht begeleid door een ervaren medewerker van Hellebrekers die zowel technische als organisatorische ondersteuning biedt. Er worden tussentijdse evaluaties gehouden om de voortgang te bewaken en bijsturingen door te voeren.

Planning
De opdracht heeft een duur van 6 maanden, verdeeld over de twee fasen: 3 maanden voor onderzoek en advies, en 3 maanden voor de implementatie. Aan het einde van de opdracht presenteer je het eindresultaat aan het management en lever je een eindrapportage in waarin het hele proces wordt beschreven.

Met deze opdracht lever je een belangrijke bijdrage aan de modernisering en optimalisatie van onze onderhoudsprocessen, zowel voor Hellebrekers als voor onze klanten. We zien uit naar je frisse ideeën en inzet!